Unternehmen kaufen Ablauf: 10 Schritte von Suche bis Übergabe

Der Ablauf beim Unternehmenskauf besteht typischerweise aus zehn Schritten: Zielprofil festlegen, Betriebe suchen, Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen, Exposé prüfen, Absichtserklärung schließen, Unternehmen durchleuchten, Preis verhandeln, Finanzierung sichern, Kaufvertrag beurkunden und den Betrieb übernehmen. Planen Sie mehrere Monate ein.

Die zehn Schritte im Überblick

Die Schritte sind ein Orientierungsrahmen, kein starres Schema. Sie überlappen sich: Finanzierungsgespräche sollten beginnen, solange die Prüfung noch läuft, und die Suche läuft oft weiter, bis ein Vertrag unterschrieben ist.

Nr.	Schritt	Ergebnis
1	Zielprofil und Budget	Branche, Region, Größe, Eigenmittel, Rolle im Betrieb
2	Suche	Shortlist passender Betriebe
3	Erstkontakt und NDA	Zugang zu Name, Lage und Kennzahlen
4	Exposé und Erstgespräch	Grundverständnis von Modell und Verkaufsgrund
5	Letter of Intent	Preisrahmen, Zeitplan, Exklusivität
6	Due Diligence	Belegte Risiken und Chancen
7	Bewertung und Verhandlung	Kaufpreis und Zahlungsmodalitäten
8	Finanzierung	Bank- und Förderzusagen
9	Kaufvertrag	Beurkundeter oder schriftlicher Vertrag
10	Übergabe	Anmeldungen, Einarbeitung, Kommunikation

Schritte 1 und 2: Profil schärfen und suchen

Beginnen Sie nicht mit dem Inserat, sondern mit sich selbst. Welche Branche kennen Sie? Wie viel Eigenkapital können Sie einbringen? Wollen Sie selbst im Betrieb mitarbeiten oder ihn leiten lassen? Klären Sie früh, ob das Gewerbe eine Zulassung, einen Meisterbrief oder eine Konzession verlangt. Das kann ein ganzes Zielfeld ausschließen oder eine Einstellung nötig machen.

Suchen können Sie über mehrere Wege parallel: Inserate auf Unternehmensbörsen, Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern, Verbände, Steuerberater, Banken und das eigene Netzwerk. Wer es strukturiert angehen will, nutzt Benachrichtigungen für neue Inserate und hinterlegt ein eigenes Gesuch. Die M&A Börse bietet beides: Alarme für neue Inserate und die Möglichkeit, ein Kaufgesuch einzustellen, das für Verkäufer sichtbar ist. Einen Vergleich der Suchwege finden Sie in Plattformen und Börsen im Vergleich.

Schritte 3 und 4: NDA, Exposé und Erstgespräch

Inserate sind in der Regel anonym. Name, genaue Lage und belastbare Zahlen erhalten Sie erst, nachdem Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) abgegeben haben. Auf der M&A Börse geschieht das nach Angaben der Seite digital. Lassen Sie eine NDA, die Sie nicht selbst kennen, von einem Rechtsanwalt prüfen.

Das Exposé fasst Geschäftsmodell, Umsatz- und Ertragseckdaten, Mitarbeiterzahl, Standort und Verkaufsgrund zusammen. Behandeln Sie es als das, was es ist: eine Selbstauskunft des Verkäufers. Ungeprüft ist es kein Beleg. Im Erstgespräch lohnen vier Fragen:

1. Warum wird verkauft, und bis wann soll die Übergabe abgeschlossen sein?
2. Welche Preisvorstellung gibt es, und woran macht der Verkäufer sie fest?
3. Bleibt der Inhaber nach der Übergabe an Bord, und wie lange?
4. Welche Kunden, Lieferanten oder Verträge sind besonders wichtig?

Schritt 5: Absichtserklärung (LOI)

Der Letter of Intent hält Kaufgegenstand, vorläufigen Preisrahmen, Zeitplan und häufig eine Exklusivitätsphase fest, in der der Verkäufer nicht parallel mit anderen verhandelt. Regeln Sie ausdrücklich, was bindend ist (typisch: Vertraulichkeit und Exklusivität) und was nicht (typisch: Kaufpreis und Vertragsabschluss). Eine Vorlage zur Orientierung bietet die M&A Börse mit der LOI-Vorlage; sie ersetzt keine anwaltliche Beratung.

Wichtig: Vergleichen Sie mehrere Inserate, bevor Sie sich festlegen. Ein einzelnes Exposé erlaubt keine Einordnung von Preis und Qualität.

Schritt 6: Prüfung des Unternehmens

Die Due Diligence ist der Moment, in dem aus Versprechen Belege werden. Geprüft werden wirtschaftliche, rechtliche, steuerliche und personelle Punkte. Typische Unterlagen sind Jahresabschlüsse, betriebswirtschaftliche Auswertungen, Steuerbescheide, Verträge, Mietverhältnisse und Genehmigungen. Konkrete Prüffragen: Ist das Ergebnis um den Unternehmerlohn des Inhabers bereinigt? Hängt der Umsatz an wenigen Großkunden? Ist der Mietvertrag übertragbar? Fordern Sie schriftliche Antworten und Kopien statt mündlicher Zusagen. Die ausführliche Liste steht in der Due-Diligence-Checkliste.

Schritte 7 und 8: Preis und Finanzierung

Einen gesetzlich festgelegten Kaufpreis gibt es nicht. Üblich sind Ertragswert- und Multiplikatorverfahren, ergänzt um den Substanzwert; wie das funktioniert, erklärt Unternehmenswert berechnen. Prüfen Sie auch die Zahlungsmodalitäten: Festpreis oder variabler Anteil, Ratenzahlung, Einbehalt für mögliche Gewährleistungsfälle, und ob Warenbestand und Inventar im Preis enthalten sind.

Die meisten Käufer finanzieren zumindest teilweise über Bankkredite. Banken prüfen Tragfähigkeit, Eigenkapital, Sicherheiten und fachliche Eignung. Förderkredite der KfW laufen über die Hausbank und sollten vor Beginn des Vorhabens beantragt werden, also vor Abschluss des Kaufvertrags; aktuelle Konditionen stehen auf den Produktseiten der KfW. Mehr dazu in Finanzierung beim Unternehmenskauf.

Schritt 9: Kaufvertrag und Form

Entscheidend ist die Kaufform. Beim Asset Deal werden einzelne Wirtschaftsgüter übertragen, beim Share Deal Gesellschaftsanteile; Haftung, Steuern und Übertragung unterscheiden sich deutlich (Vergleich). Bei der Form gilt:

• GmbH-Anteile: notarielle Form für die Abtretung und den Kaufvertrag (§ 15 Abs. 3 und 4 GmbHG).
• Grundstücke: notarielle Beurkundung (§ 311b Abs. 1 BGB).
• Einzelunternehmen und einzelne Wirtschaftsgüter: keine besondere gesetzliche Form, Schriftform dringend empfohlen.

Wer den Betrieb unter der bisherigen Firma fortführt, kann nach § 25 Abs. 1 HGB für im Betrieb begründete Verbindlichkeiten haften. Bei einem Betriebsübergang tritt der Erwerber nach § 613a Abs. 1 BGB in bestehende Arbeitsverhältnisse ein; die Beschäftigten sind vorab in Textform zu unterrichten und können innerhalb eines Monats widersprechen. Inhalte und Klauseln behandelt Unternehmenskaufvertrag: Inhalte.

Schritt 10: Übergabe und Einarbeitung

Sind im Vertrag Bedingungen vereinbart, etwa die Zustimmung des Vermieters oder eine Genehmigung, wird der Vollzug erst mit deren Erfüllung wirksam. Danach folgen Anmeldungen bei Gewerbeamt, Finanzamt und Sozialversicherungsträgern, die Umstellung von Verträgen, Konten und Versicherungen sowie die Information von Kunden und Lieferanten. Eine strukturierte Einarbeitung mit gemeinsamen Kundenbesuchen und klaren Zuständigkeiten stabilisiert den Betrieb. Bleibt der Inhaber für begrenzte Zeit als Berater, sollten Dauer und Vergütung vertraglich geregelt sein.

Häufige Fehler im Ablauf

• Die Finanzierung wird zu spät angestoßen.
• Wegen Zeitdrucks wird die Prüfung abgekürzt.
• Zahlen aus dem Exposé werden ungeprüft übernommen.
• Für die Übergangszeit gibt es keine Regeln.

Bei komplexen Fällen, etwa Gesellschaften, Grundstücken oder vielen Mitarbeitern, binden Sie früh Rechtsanwalt und Steuerberater ein. Dieser Beitrag ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.

Zeitplan und Meilensteine

Verbindliche Zeitangaben für alle Branchen gibt es nicht. Rechnen Sie mit mehreren Monaten, wobei sich einzelne Phasen überlappen. Ein grober Rahmen ohne Garantie: Suchprofil und Budget stehen zu Beginn, die Suche läuft über Wochen oder Monate, die Prüfung eines konkreten Betriebs braucht je nach Größe Wochen, und Finanzierung und Vertrag kommen parallel dazu. Wer Fördermittel nutzen will, plant zusätzliche Vorlaufzeit ein, weil Anträge über die Bank laufen und Bürgschaften separat geprüft werden.

Meilenstein	Woran Sie erkennen, dass er erreicht ist
Profil steht	Branche, Region, Preisrahmen und eigene Rolle sind schriftlich festgehalten
Shortlist	Drei bis fünf Betriebe, die formal passen
NDA und Exposé	Name, Lage und Kennzahlen liegen vor
LOI	Preisrahmen und Exklusivität vereinbart
Prüfung abgeschlossen	Befunde schriftlich, offene Punkte benannt
Finanzierungszusage	Schriftliche Zusage von Bank und gegebenenfalls Förderinstitut
Beurkundung oder Unterschrift	Vertrag unterzeichnet, Bedingungen definiert
Vollzug	Bedingungen erfüllt, Anmeldungen erledigt

Wen Sie wann einbinden

Beraterkosten wirken zunächst wie eine Last, sparen aber oft mehr, als sie kosten. Ein Steuerberater hilft früh bei der Bereinigung der Zahlen, ein Rechtsanwalt prüft NDA, LOI und Vertrag, die Hausbank klärt Finanzierung und Förderung, und Kammern oder Nachfolgeberater begleiten den Prozess. Bei komplexen Fällen wie Gesellschaften, Grundstücken oder vielen Mitarbeitern sollten Sie früh beginnen. Die M&A Börse führt ein Verzeichnis von Beratern, das nach eigenen Angaben nicht empfiehlt oder bewertet, sodass Sie die Auswahl selbst treffen müssen.

Wie die Schritte zusammenhängen

Die Schritte bauen aufeinander auf, aber nicht streng. Beispielsweise beeinflusst die Prüfung den Preis, der Preis die Finanzierung und die Finanzierung wiederum, wie viel Verhandlungsspielraum bleibt. Wer die Finanzierung erst nach der Einigung auf den Preis klärt, riskiert, dass die Bank den Preis nicht trägt. Umgekehrt kann eine frühe Rücksprache mit der Bank den Suchraum sinnvoll begrenzen. Auch die Kaufform wirkt auf mehrere Schritte: Ein Asset Deal verlangt die Übertragung jedes Wirtschaftsguts, ein Share Deal bringt Altlasten mit; die Gegenüberstellung finden Sie in Asset Deal oder Share Deal.

Was nach dem Kauf zählt

Der Ablauf endet nicht mit der Unterschrift. In den ersten Monaten entscheidet sich, ob Kunden und Mitarbeiter bleiben. Planen Sie feste Termine mit Schlüsselkunden, klären Sie Zuständigkeiten und halten Sie die vereinbarte Übergangsphase mit dem bisherigen Inhaber ein. Dokumentieren Sie Abweichungen von der Planung früh, damit Sie gegenüber Bank und Verkäufer belegen können, was nicht wie vereinbart lief. Auf der M&A Börse finden Sie ergänzend Ratgeber, Rechner und Vorlagen für einzelne Schritte, deren Ergebnisse Sie nach den Angaben der Seite nicht als Gutachten oder Rechtsberatung verstehen sollten.